referens-swedish-fitness2

Fitnessföretaget som vuxit explosionsartat

Swedish Fitness Group, SF Group, är ett globalt fitnessföretag som vuxit explosionsartat de senaste åren. Genom att nutidssäkra sitt företag med en ny IT-miljö öppnade man upp dörren för ett gränslöst och effektivt samarbete mellan de olika kontoren runt om i världen samtidigt som man har lyckats behålla sin familjära kultur och starka teamkänsla. Hur stor betydelse nutidssäkringen har haft för verksamheten förstod ledningen först efteråt.

SNABB GLOBAL EXPANSION

SF Group är företaget bakom varumärkena GASP och Better Bodies som riktar sig mot hårt tränade atleter. Företaget drivs av de främsta fitnessprofilerna i USA och deras produkter säljs i över 40 länder världen över. Allt från produktutveckling och design till marknadsföring och distribution sköts internt.

De senaste åren har företaget vuxit från 20 anställda med kontor i Stockholm till att vara ett globalt företag med cirka 78 anställda utspridda på kontor i Sverige, USA, Norge, Finland och Turkiet. Den snabba globala expansionen har ställt höga krav på både kommunikation och IT-miljö. SF Group insåg i tidigt skede behovet av en långsiktig IT-lösning som kunde hantera verksamhetens fortsatta förändringar och tillväxttakt.

Vartefter bolaget växte blev resorna fler för de anställda och därmed ökade behovet av att kunna jobba på distans. Bolaget saknade ett effektivt mobilt arbetssätt där medarbetarna enkelt kunde koppla upp sig för att få tillgång till företagets resurser på ett säkert sätt. Detta ledde till att fildelning och samarbete blev ett allt större problem, samtidigt som behovet av att samarbeta över gränserna ökade.

Att få snabb input och hjälp av sina kollegor på de olika kontoren kunde vara problematiskt då den primära kommunikationskanalen var företagets mail, som också tenderade att bli ett diskussionsforum där många cc:n passerade inom organisationen. Överfyllda inboxar leder lätt till ökad stress och eftersom man inte kunde arbeta i samma dokument ledde det till att medarbetarna lagrade informationen lokalt eller att de mailade sig själva eller varandra.

Att delta på veckomöten på distans var en utmaning. Michael Johansson, en av företagets delägare och VD bosatt i USA, skötte till exempel företagets löpande veckomöten online via Skype. Facebook var den kanal som man använde för att hålla sina medarbetare informerade om olika händelser inom företaget. Det fungerade bra i den inledande expansionsfasen men man insåg att det skulle vara en ohållbar lösning i längden.

SKAPA RÄTTA FÖRUTSÄTTNINGARNA FÖR GLOBAL EXPANSION

– SF Group har alltid varit en platt organisation med en stark teamkänsla. För att rusta sig inför expansionsplanerna och samtidigt bibehålla den familjära kulturen inom företaget såg vi ett behov av att nutidssäkra vårt företag. Tillsammans med vår IT-partner Atrox, som är en integrerad del i vår verksamhet, ville vi skapa de bästa förutsättningarna för att lyckas med en global expansion, säger Michael Johansson, VD för SF Group.

FLEXIBELT ARBETSSÄTT OCH STARK TEAMKÄNSLA

Idag har alla anställda bärbara datorer vilket innebär att de enkelt kan jobba på distans och röra sig fritt mellan de olika kontoren runt om i världen. Processen är densamma oavsett om man loggar in på kontoret i Stockholm eller i Dallas, vilket bidrar till en stärkt känsla av att tillhöra en organisation. Fildelning och samarbete över gränserna är inte längre ett problem då man enkelt kan dela dokument och skrivbord med varandra och använda snabbmeddelanden.

– Som jag ser det är den största och viktigaste effekten för verksamheten att vi, trots en kraftig global expansion, har lyckats behålla en familjär företagskultur över gränserna. Med hjälp av den nya IT-plattformen kan alla medarbetare jobba som ett team fast de befinner sig på olika platser runt om i världen. Det finns inga subkulturer eller vi och dom känsla mellan kontoren, vilket lätt kan skapa missnöje. Att enkelt kommunicera och samarbeta med varandra i samma system under lika förutsättningar gör att medarbetarna känner sig delaktiga var de än sitter i världen, säger Michael Johansson.

FÖRBÄTTRAD INTERNKOMMUNIKATION

Ytterligare en effekt av nutidssäkringen är att alla 78 anställda från de olika kontoren kan träffas varje måndag för veckomöten. Då körs interna möten precis på samma sätt, där alla kan synas och höras, som de alltid gjort tidigare när alla befann sig på samma kontor. Internkommunikationen har också förbättrats. Med den nya IT-lösningen kan alla medarbetare ta del av bilder från mässor och alla de event som SF Group varje år arrangerar runt om i världen. Vilket också ett bra sätt att få alla att känna sig delaktiga.

Ett annat exempel där ”vi” känslan inom företagets stärkts som en konsekvens av nutidssäkringen är att de anställda varje dag får ta del av dagsaktuella säljsiffror från de olika kontoren som publiceras på den gemensamma IT-plattformen. Detta är ett sätt att manifestera att alla medarbetare jobbar i samma system, att inga landsgränser existerar – de är ett team som jobbar mot samma mål.

NYCKELN TILL FRAMGÅNG – RÄTT LÖSNING RÄTT I TIDEN

– Nyckeln till vår framgång beror mycket på det sätt vi arbetar på tillsammans med vår IT-partner Atrox. De levererar inte en IT-lösning till vårt företag, de är IT-lösningen. Tack var att det stod de redo i tidigt skede, vilket innebar att själva implementeringen av den nya IT-lösningen sammanföll väl med våra expansionsplaner. Egentligen förstod jag först efteråt hur stor betydelse vår nutidssäkring har haft för verksamheten. Den digitala kommunikationen är a och o för att få vår dagliga verksamhet att fungera, säger Michael Johansson. Det ska inte spela någon roll var någonstans i världen vi befinner oss. Världen är vår marknad och det är bara att vi anpassar oss därefter och vi är bra rustade med de rätta verktygen för att övervinna både kulturella problem och intern frustration.

Idag har SF Group alla funktioner på plats för att hantera en global affärsmodell, där produktutveckling, design, marknadsföring och distribution hanteras centralt. Hela infrastrukturen från Stockholmskontoret ligger idag centralt i hostad servermiljö. Delvis för att göra IT-miljön mindre sårbar, men framförallt för att förenkla en global expansion.

SF Groups nya IT-plattform

–   Hosted servers och affärssystem via terminalserver
–   Centralt AD, nätverk samt trådlöst
–   Microsoft Office 365
–   Skype för företag
–   Sharepoint
–   Yammer

Implementeringen av Office 365 skedde med hjälp av partnern Atrox, som också innehar rollen som SF Groups IT-avdelning och sköter alltifrån IT-strategi och IT-budget, till implementation, utrullning samt drift och support.

Michael Johansson240

”Nyckeln till vår framgång beror mycket på det sätt vi arbetar på tillsammans med vår IT-partner Atrox. De levererar inte en IT-lösning till vårt företag, de är IT-lösningen.”
Michael Johansson, CEO Swedish Fitness Group

http://www.betterbodies.se  

http://www.gasp.nu 

Vi levererar moderna IT-lösningar till flera av Sveriges snabbast växande företag Våra kunder
Microsoft Partner