Office 365 - Groups

Office 365 Groups möjliggör samarbete i adhoc sammansatta team

Ibland är inte företagets officiella fördefinierade samarbetsytor för fildelning och kommunikation tillräckliga. Ibland uppstår det nya behov under resans gång i form av olika adhoc-grupper och projekt. För just detta ändamål har Microsoft tagit fram Office 365 Groups, som är en perfekt lösning för samarbete i olika team.

Office 365 Groups erbjuder en enkel och smidig samarbetsform för adhoc sammansatta team som önskar kunna samarbeta kring e-post, filer, kalender och anteckningar.

Fördelar Office 365 Groups

  • Samarbeta i team kring filer, epost, kalender och anteckningar
  • Enkelt och smidigt för adhoc team
  • Inga kostsamma IT-projekt krävs
  • En grupp kan skapas utan hjälp från IT-personal
  • En växande produkt i Office 365

 Office 365 Groups – Exempel

Exemplet nedan visar hur Office 365 Groups ser ut, och hur Groups på ett smidigt sätt är integrerat med den Office 365 portalen.

Office 365 Groups 2

Exemplet ovan visar hur det ser ut då man kommer in i Office 365 Groups via Outlook webapp.

Mer om Office 365 Groups

E-post och konversationer

En grupp har sin egen inbox, så att samtlig e-post i gruppen ska vara enkel att hitta och att hantera. I Outlook Web App kan du också ha en konversation med gruppmedlemmar genom att publicera och svara på korta meddelanden. Hela konversationen bevaras, och det är ett bra hjälpmedel för nya gruppmedlemmar att komma in i loopen. Konversationer är sorterade efter datum från äldsta till senaste. Du kan snabbt fånga upp nya samtal och meddelanden som är markerade med en blå flik och även lägga till bilagor.

Ibland kanske du snabbt vill skicka ett e-postmeddelande till hela gruppen. För att säkerställa att alla får meddelandet direkt, så kan du maila alla i gruppen genom att bara skriva in gruppnamnet i Till-fältet.

Gruppkalender

Gruppkalendern hjälper alla medlemmar att samordna sina scheman. Alla i gruppen ser automatiskt mötesinbjudningar och andra evenemang. Om du tillhör fler än en grupp så är det enkelt att se varje gruppkalender sida vid sida.

Händelser som du skapar i gruppkalendern läggs till automatiskt och synkroniseras med din personliga kalender.

Fildelning

Dela innehåll, såsom filer och mappar, är ett kännetecken för gruppsamarbete . Delat innehåll lagras med fördel i OneDrive för företag som är gruppens gemensamma fillagringsyta. Observera att denna yta inte är den samma som din personliga OneDrive för företag, utan kvotan av nyttjad datamängd dras från företagets gemensamma SharePoint Online.

Anteckningar

Gruppens gemensamma anteckningar görs med fördel i OneNote. Inga fler pappersanteckningar och klisterlappar på mötena. Med Microsoft OneNote 2016 blir dina anteckningar en papperslös aktivitet. Hjälp dig själv och dina medarbetare att bli mer organiserade, mer produktiva och få fler idéer än någonsin tidigare.

Gruppägare, gruppmedlemmar, administration och säkerhet

Gruppägaren skapar själv gruppen, och är den som bestämmer över vilka gruppmedlemmar som ska få tillträde. Gruppägaren beslutar också om gruppen ska vara publik eller privat.

När en gruppägare lämnar din organisation eller en grupp så sparas samtlig e-post, konversationer, filer och kalenderhändelser, så att andra gruppmedlemmar kan komma åt dessa. Som admin av din organisation så kan du lägga till en ny gruppägare eller främja en annan ägare av gruppen i Office 365 Admin Center eller via Powershell.

Varför Office 365 Groups och inte SharePoint Online?

SharePoint Online erbjuder en välorganiserad, säker och redan fördefinierad struktur för företagets gemensamma samarbete kring filer. Företaget bestämmer på förhand hur strukturen ska se ut, och vem som ska få tillgång till vad. SharePoint Online är ett självklart val då det kommer till företagets fasta funktioner såsom Marknad, Försäljning, HR och Ekonomi. Dessa ytor bör styras hårt av IT-avdelningen. Vem som ska vara behörig till vad samt val av säkerhetsnivå, arkivering och backup.

Men ibland finns det behov av att snabbt och enkelt kunna skapa egna samarbetsytor vid tex adhoc sammansatta team eller projekt. Genom Office 365 Groups så kan användarna själva skapa nya samarbetsytor utan inblandning av IT-avdelningen, vilket möjliggör en helt ny nivå av flexibilitet inom företaget.

När bör Office 365 Groups användas?

Tänk dig att företaget ska stå som utställare på en mässa. För detta uppdrag så har företaget utsett en projektledare från marknad, 2 säljare från sälj och en representant från ekonomi som ska stå för inköpen. För denna temporärt sammansatta grupp finns ingen naturlig delningsyta i SharePoint Online, ingen mailgrupp och ingen gemensam kalender. Det finns inte heller tid över till att be IT-avdelningen att sätta upp nya samarbetsytor i SharepPoint Online. Vid dessa tillfällen kan projektledaren själv sätta upp en ny grupp i Office 365 Groups.

Det vi har sett hitintills som användare gör för att kringgå problemet är att de använder sin personliga OneDrive för företag, vilket inte är en helt optimal lösning för ändamålet.

Office 365 Groups från Atrox

Atrox erbjuder kompletta helhetslösningar för Office 365 och Groups. I våra färdigpaketerade lösningar ingår hela projektet från  uppsättning av Office 365 portal och flytt av e-post till installation och konfiguration av Officepaketet. Därefter erbjuder vi efterföljande hjälp med utbildning och support.

Det finns ett Office 365-abonnemang som passar ditt företag oavsett organisationens storlek och behov. Du kan jämföra de vanligaste alternativen här.

Jämför olika abonnemang >>

Microsoft Gold Partner Small and Midmarket Cloud Solution

 

Kontakta gärna mig för ytterligare rådgivning och konsultation
Fredrik Nyberg, Founder Atrox
Senior Advisor IT Management and Cloud
08-51 80 41 00 - fredrik.nyberg@atrox.se
Vi levererar moderna IT-lösningar till flera av Sveriges snabbast växande företag Våra kunder
Microsoft Partner