Användarnas arbetssätt och behov – En viktig del i företagets IT-strategi

För merparten av våra kunder är personalens tid den absolut viktigaste tillgången. En stor del av arbetstiden spenderas framför en dator, en pekplatta eller en smartphone. Flexibilitet, mobilitet och säkerhet blir allt viktigare och det är individens arbetssätt som bör styra val av teknisk utrustning och teknisk lösning.

En självklarhet i framtagande av IT-strategi är att göra en teknisk nulägesanalys på befintlig IT-miljö, diskutera strategiska mål (tillväxt, flytt av kontor mm), samt framtagande av lösningsförslag och IT-budget. Det som däremot inte är självklart och ofta missas är användarnas arbetssätt, dagliga problem och behov. Då finns risk för att användarna sitter på fel utrustning, hittar på ”egna kreativa lösningar” och att det felprioriteras vid inköp av ny hårdvara. Det kan i sin tur skapa en hel del irritation hos användare plus att det tar en hel del tid och kraft från ledningen att diskutera användarnas datorer samtidigt som de ska ha kontroll över de tekniska lösningar som ”uppfinns” p.g.a. att befintlig lösning inte täcker upp för användarnas faktiska behov. Detta kan även leda till stora säkerhetsrisker för företaget.

Då vi på Atrox tar fram en IT-strategi tillsammans med kund, lägger vi därför ett stort fokus vid att intervjua olika användartyper, och att få med deras input och arbetssätt i nulägesanalysen.

Frågor som bör redas ut i strategiarbetets nulägesanalys är bl.a.:

  • Vilka olika roller finns inom företaget? (tex sälj, ekonomi, design, adm)
  • Vilka olika programvaror krävs för resp. roll och hur kraftfull dator krävs? (En för långsam dator skapar både irritation och sämre produktivitet samtidigt som vissa användare sitter på en onödigt kraftfull maskin).
  • Mobilitetskrav? För en säljare kanske en pekplatta är motiverad då denne är ute mycket hos kund. För en designer kanske det är viktigare att ha en kraftfull stationär dator med stor skärm.
  • Hur delar användarna information? Här finns en uppsjö av olika varianter som företagen lätt tappar styrningen över (ex. på varianter kan vara lagring på gemensam intern server, lagring på hostad server, Sharepoint, Google docs, lokalt på datorn, dropbox, soonr, externa sajter mm). Här är det viktigt att ha en gemensam uttalad lagringsrutin som fungerar för användarnas arbetssätt och som är samma för alla. Då är det betydligt enklare att få ordning och reda på information och att få kontroll över säkerhet och backup. Distribueras stora filer ofta via mail? Det kan i så fall bli en mycket rörig och dyr historia för kunden i form av minskad kontroll, dålig versionshantering och extra lagringskostnad.
  • Vilken information lagras/plockas ut utanför företaget, samt hur? Vilka säkerhetsrutiner finns internt för lagring och backup? Vilka säkerhetsrutiner finns för extern lagring och backup? Vad händer om t.ex. en medarbetare glömmer sin laptop på Biltema innehållande känsligt kundmaterial? Finns säkerhetsrutiner, backup och övervakning av laptops?
  • Vilken företagsinformation (lösenord mm) förs ut från företaget via mobiler? Finns säkerhetsrutiner, backup och övervakning för mobiler? Vad händer om en användare tappar bort en mobil innehållande företagskänslig information?
  • Har användarna rätt IT-kompetens för sin roll? eller bör de gå en kurs i exempelvis Office?

Detta var bara ett litet utkast av viktiga frågor som bör redas ut i samband med framtagande av företagets IT-strategi. Och självklart ser upplägget lite olika ut från kund till kund. Jag kan dock glädja er med att verktygen som finns på marknaden för övervakning och hantering av kundens IT-miljö blir bättre och bättre. Atrox har sedan många år tillbaka arbetat med drift och support verktyget  Kaseya. Med hjälp av Kaseya övervakar vi i dagsläget samtliga av våra kunders servrar och datorer och framöver kommer denna övervakning även att innefatta mobiltelefoner och pekplattor.

Hälsningar

Katinka Nyberg, VD
katinka.nyberg@atrox.se
08-51 80 41 01

Vi levererar moderna IT-lösningar till flera av Sveriges snabbast växande företag Våra kunder
Microsoft Partner