Köpa Office 365 – 20 frågor och svar

Är ert företag eller organisation i utvärderingsfasen av Microsoft Office 365, men har funderingar kring kostnad, funktionalitet och säkerhet?

Nedan listar vi 20 vanliga frågor och svar som kan hjälpa er på vägen.

1. Vad är Office 365?

Office 365 är en molnbaserad integrerad helhetslösning för e-post, Office, fildelning, samarbete och kommunikation.

Den goda nyheten är att du förmodligen har använt dessa verktyg förut. År efter år. Den stora skillnaden kommer att ligga i införandet av nya releaser som i Office 365 sker löpande. Detta inkluderar de klassiska applikationerna såsom Office, Outlook och Exchange Online samt de nya applikationerna för fildelning och kommunikation (OneDrive för företag, SharePoint Online, Skype för företag etc).

De flesta applikationer finns både som skrivbordsversion, webbversion samt mobilapplikation. E-post, filer och övrig information lagras centralt i Office 365, vilket innebär att du kan komma åt din data oavsett var någonstans du befinner dig, och oavsett enhet.

2. Fördelar med Office 365?

Office 365 är den enda molnplattformen som erbjuder en komplett helhetslösning för samarbete och kommunikation och fildelning, där alla delar fungerar bra, och som är integrerat med Office paketet.

  1. Fungerar på alla enheter (PC, Mac, Mobil etc)
  2. Molnbaserat (ej beroende av datorn)
  3. Integrerat med Officepaketet
  4. Office finns som lokal version, webbapp och mobilapp
  5. Löpande utrullning av senaste versionen
  6. Azure AD kontrollerar företagets inloggningar
  7. Kostnadseffektivt

3. Vilka applikationer ingår i Office 365?

Nedan listas de vanligaste applikationerna, men betydligt fler applikationer än så finns att tillgå.

  1. Officepaketet finns som skrivbordsversion, webbapp och mobilapp.
  2. E-post (Exchange Online) med Outlook finns som skrivbordsversion, webbapp och mobilapp.
  3. OneDrive för företag finns som webbapp och mobilapp.
  4. SharePoint Online finns som webbapp och filer nås även i mobilapp.
  5. Yammer Social finns som webbapp och mobilapp
  6. Skype för företag finns som skrivbordsversion, webbapp och mobilapp
  7. Office 365 Groups finns som webbapp och ingår som en del av Outlook webbapp.
  8. Power BI finns som webbapp.
  9. Planner finns som webbapp, och kommer framöver att integreras med Office 365 Groups.

4. Vad kostar Office 365?

Det finns en uppsjö av olika licensplaner och licenstyper att tillgå. Nedan är en grov sammanfattning.

Exchange Online inkl. Outlook 35 kr/månad

(e-post, kalender, kontakter inkl. Outlook)

Business Essentials 45 kr/mån

(Exchange Online inkl. Outlook, OneDrive företag, SharePoint Online, Yammer Social, Skype för företag, Office 365 Groups)

Business Premium 110 kr/mån

(Officepaketet, Exchange Online inkl. Outlook, OneDrive företag, SharePoint Online, Yammer Social, Skype för företag, Office 365 Groups)

Enterprise E3 200 kr/mån

(alla features ovan plus mycket mer. Enterprise versionerna erbjuder bl.a. avancerad funktionalitet för säkerhet samt arkivering och efterlevnad.

För mer detaljerad info se jämförelsetabell och priser >>.

5. Hur köper jag Office 365?

Licenserna kan du köpa av Microsoft på deras hemsida med kreditkort, årsvis. Då är det dock du själv som ansvarar för licenshanteringen.

Licenserna kan även köpas av Microsoft godkända Cloud Service Providers (CSP’s). Dessa partners erbjuder då alltifrån licenshantering, administration till konfiguration och support. Fördelen för kunden blir då en enklare och mer flexibel licenshantering då licenserna faktureras månadsvis.

6. Vad kommer en migrering till Office 365 att innebära för mig som användare?

Du kommer att kunna läsa och jobba med din e-post i Outlook precis som tidigare. Den stora skillnaden ligger i att e-posten lagras centralt i molnet (Office 365), och du är ej längre beroende av att nätverket och servern på kontoret är uppe och snurrar. Utöver detta kommer du att komma åt din -post från webbmail och i mobilen via Outlook mobilapp.

Officepaketet kommer att fungera precis som tidigare lokalt på datorn. Utöver detta kommer du att kunna komma åt samtliga Officeapplikationer via den webbaserade Office 365-portalen, samt från mobilen via Office mobilapp.

Fildelning och fillagring i OneDrive för företag och SharePoint Online skiljer sig dock en hel del från det traditionella arbetssättet med gula mappar på servern. Och här ser vi att det krävs en hel del utbildningsinsatser för att komma igång med detta på ett bra sätt. Fördelarna är dock många. Du kan bl.a. jobba var du vill på valfri enhet.

Övriga kommunikationstjänster såsom Skype för företag och Yammer Social brukar vara relativt enkla att komma igång med och kräver endast en snabbgenomgång.

7. Fungerar Office 365 tillsammans med min version av Office?

Office 365 är utformat för att fungera med den senaste versionen av Office, Office 2013 och Office 2011 för Mac.

8. Krävs det åtkomst till Internet för att kunna använda Office 365?

För att komma åt de molnbaserade applikationerna samt filer som är lagrade i Office 365 krävs internetanslutning.

Har du en licens där skrivbordsversionen av Office-programmen ingår så kan du arbeta offline och känna dig trygg med att allt arbete synkroniseras nästa gång du ansluter till Internet. Skrivbordsversionen av Office uppdateras och uppgraderas automatiskt varje gång du ansluter till Internet, vilket innebär att du alltid har tillgång till den senaste versionen av Office.

9. Vilka mobilappar finns det för Office?

Office innehåller följande appar: Office för Android, Office för iPad, Office Mobile, Outlook Mobile, OneNote, OWA, Skype Mobile, Yammer.

10. Kan jag byta till ett annat Office 365-abonnemang?

Ja. Om du behöver uppgradera kan du överföra ditt konto till ett annat abonnemang. Du kan exempelvis uppgradera från ett Office 365 Business-abonnemang till ett Office 365 Enterprise-abonnemang. Dock krävs då en ominstallation av Office då Officeversionerna skiljer sig åt i de olika licensplanerna.

11. Kan jag kombinera olika licensplaner?

Ja, men bara inom Small business, Midsize Business och Enterprise.

12. Hur mycket lagring ingår i Exchange Online?

50 GB per inbox som standard ingår Exchange Online.

13. Hur fungerar arkivering och efterlevnad av e-post i Exchange Online?

Obegränsad arkivering och efterlevnad ”Retention” ingår i Enterprise E3 och E5. Funktionen fungerar så här. Om en användare tar bort ett mail så kommer detta mail alltid att finnas kvar i bakgrunden på obestämd tid så länge kontot finns kvar. Denna funktionalitet måste konfigureras explicit i Office 365 innan denna aktiveras.

14. Hur mycket lagring ingår i OneDrive för företag?

1 TB per användare ingår som standard i OneDrive för företag.

15. Hur mycket lagring ingår i SharePoint Online?

1TB + 0,5 GB lagring per användare ingår i SharePoint Online (Microsoft verkar ännu inte ha uppdaterat sina webbplatser med rätt info här).

16. Hur fungerar arkivering och efterlevnad av filer i SharePoint Online?

Arkivering och efterlevnad “Retention” (även kallat Preservation Hold) ingår i Enterprise E3 och E5. Denna funktionalitet måste konfigureras explicit i SharePoint Online innan denna aktiveras. Kvotan av lagring för arkiveringen dras från total kvota (till skillnad från mailen där obegränsad lagring ingår för arkivet).

17. Hur säkert är Office 365?

Säkert i relation till vad? I jämförelse med att ha servern lokalt på kontoret vill vi påstå att säkerheten är mycket hör. Office 365 erbjuder även olika nivåer av säkerhet, varav Enterprise serien är att föredra om företaget är i behov av en hög säkerhetsnivå. För ökad säkerhet rekommenderar vi införande/uppdatering av IT-policy innan övergång till molnet, eftersom det är användarna själva som oftast utgör den största säkerhetsluckan.

18. Var lagras datat?

Datat lagras inom Europas gränser om så har angetts explicit. Det är ej möjligt att välja att lagra sitt data i Sverige.

19. Kan jag vara säker på att mitt data hålls säkrat och att Microsoft inte nyttjar datat i eget syfte?

Ja, Microsoft äger ej rätten att analysera och nyttja datat i eget syfte.

20. Hur ser Microsofts juridiska ansvar och maximala ersättningsbelopp ut  för skada?

Microsofts juridiska ansvar och maximala ersättningsbelopp för skada är som mest 12 månaders redan inbetalda licensavgifter.

För mer info om de olika tjänsterna se Office 365 – Ditt Office i molnet >>.

För mer info och frågor

För att bolla ovan frågeställningar vänligen kontakta Fredrik Nyberg, 08-51 80 41 02, Fredrik.nyberg@atrox.se.

/Atrox

 

 

 

 

 

 

 

Vi levererar moderna IT-lösningar till flera av Sveriges snabbast växande företag Våra kunder
Microsoft Partner