Microsoft Teams - Office 365's kioskvältare inom samarbete och kommunikation

Microsoft Teams är navet för samarbete i Office 365. Teams integrerar de personer, innehåll och verktyg som ditt team behöver vara maximalt engagerat och effektivt.

Efterfrågan på Teams ökar konstant och Atrox har sedan augusti 2017 rullat ut och utbildat ett antal företag och användare. Kommentarer från våra kunder är att de gillar Teams skarpt. Det går snabbt att komma igång med, lätt att samarbeta i, och man slipper vara beroende av IT-avdelningen i det dagliga arbetet.

Vad är Microsoft Teams?

Microsoft Teams är en chatbaserad samarbetsprodukt vars huvuduppgift är att underlätta teamsamarbete och främja produktivitet. Teams fungerar som en knytpunkt för teamet och väver samman alla dina Office 365 appar, med möjlighet att även koppla in andra externa appar.

Ovan applikation finns som webbapp, skrivbordsapp och mobilapp.

Det virtuella mötesrummet

Se på Teams som ett virtuellt mötesrum med teammedlemmar som diskuterar, delar anteckningar och filer och övriga program. Teams fungerar helt enkelt som ett nav för lagsamarbete som tidigare skulle ha hanterats genom att flitigt hoppa runt i flera olika appar.

Om du tex vill slänga en snabb fråga till en teammedlem och få feedback på ett dokument, använd Teams. Planera in ett möte och kolla in de övriga deltagarnas tillgänglighet. Delade kalendrar är integrerade i Teams. Behöver du kolla på framstegen i ditt senaste projekt och ringa ett konferenssamtal för att uppdatera dina kollegor? Gör det i Teams så fort du får idén.

Kommunikationskanaler för ökad relevans

Inom plattformen har varje team sin egen chattråd, som i sin tur kan segmenteras ner i flera kanaler. Till exempel uppdelat på subteams, projekt eller ämne. Så om du tex. har ett marknadsföringsteam kan du ha individuella chattar inom det teamet för Marknad, hemsidan etc. Eller så kan du dela din gruppchatt ner på kund- och eller projektnivå.

Smidig åtkomst till information, filer och appar

Separata flikar i chattgränssnittet erbjuder enkel sökbar åtkomst till filer, appar, webbplatser, delade kalendrar eller annan information som en viss tråd kräver. Så säg att du har ett projekt på gång för att uppdatera din webbplats, du kan ha en kanal tillägnad den uppgiften och lägga till den aktuella webbplatsen som en flik, så alla kan enkelt få tillgång till det från själva diskussionen. Det finns också utrymme för privata chattar om du behöver ett lugnt ord och gäståtkomst för användning från företag till företag.

Snabba svar genom direktkommunikation

Med ett grundligt modernt chattutrymme har Teams alla de klockor och visselpipor som användare av direktkommunikationsprogram har kommit att förvänta sig, inklusive gifs, emojis och till och med en inbyggd meme-generator. Med detta är inte sagt att teamens chatt måste alltid vara informell. Chatten stödjer rik textformatering, så du har kontroll över formatet på dina meddelanden, precis som du skulle ha när du skriver ett Outlook-e-postmeddelande.

Teams för projekthantering

Det andra stora attributet för teams, förutom kommunikation, är projekthantering. Från teamets chattgränssnitt kan filer och dokument delas direkt, vilket gör det enkelt att spåra nya utvecklingar eller redigeringar i ett projekt.

Teams är en fullt integrerad medlem av Office 365-familjen, och har omfattande synkronisering med sina bröder och systrar i Microsoft, som SharePoint, Word, Excel och Outlook. Dokument kan skapas och redigeras från teamets gränssnitt, och Outlook-möten kan schemaläggas från alla konversationer. Och när tiden för mötet anländer, gå till fliken Möten, klicka på Chat-knappen och Teams kommer att starta ett Skype-konferenssamtal med deltagarna utan att någonsin behöva lämna appen. Med hjälp av Microsoft Graph finns också kraftfulla sökfunktioner, så att användare kan hitta personer, filer och chattar var som helst i Office 365-suite.

Integration och säkerhet

Teams går att kundanpassa och du kan enkelt skräddarsy din egna digitala arbetsyta för att passa de enskilda användarnas individuella behov. Teams stöder för närvarande ett dussintals integreringar från tredje part, från andra appar såsom GitHub och sociala medier, med planer på att inkludera otaliga fler.

Naturligtvis skulle ingen modern molnbaserad lösning vara fullständig utan säkerhetsnivå på företagsnivå, och som en del av Office 365-familjen kommer Teams med alla compliance- och säkerhetsfunktioner du kan förvänta dig, inklusive kryptering och MFA (multifaktorautentisering) för att förbättra identitetsskyddet.

Bolaget rullar för närvarande ut nya innovationer inom Teams för att kunna omfatta användarnas alla möjliga “intelligenskommunikation” -behov, inklusive Cloud PBX och röstfunktioner, med förväntad leverans av nyckelfunktionalitet under det första halvåret av 2018.

Microsoft Teams vs Yammer vs Grupper

Teams är det senaste inom en lång rad samarbetsplattformar från Microsoft, och det kan till och med verka som att Teams konkurrerar med befintliga appar inom sin egen familj. Men från Microsoft Teams, till Groups, till Yammer, till SharePoint, har varje app i Microsoft Office 365 sin plats, och medan det verkar som om det finns lite överlapp på vissa platser så är Teams en distinkt produkt, och definitivt det självklara valet inom chattfamiljen.

När det gäller Microsoft Teams vs Groups, är det faktiskt ganska enkelt. Grupper är inte en app eller ett program som sådant, det är mer som en inställning. På samma sätt som säkerhetsgrupper i tidigare versioner av Office är en Office 365-grupp bara ett sätt att ge användarna vissa behörigheter för åtkomst till mappar och filer, lagrade i Azures Active Directory. Du skulle tex. kunna använda en grupp för att skapa en gemensam inkorg eller en distributionslista.

Sen är det Yammer. Yammer, som är mer forumliknande än chatbaserade Teams, passar bättre för organisationsövergripande kommunikation snarare än samarbetande insatser. Medan du kanske använder Teams för att chatta inom små grupper, är Yammer i huvudsak ett företagsinriktat socialt nätverk. Det kan också användas för att kommunicera med parter utanför organisationen, vilket gör det till en mycket mer formellt podium.

När det gäller SharePoint, även om det omfattar några lätta chattfunktioner, är det mycket mer lämpligt att kommunicera information till en homogen publik. Tänk på SharePoint som organisationens anslagstavla, nyhetswebbplats och kunskapsbank.

Microsoft Teams och Skype for Business

Så, kommer Microsoft Teams verkligen att ersätta Skype for Business?

Det korta svaret är ja. På sikt.

Microsoft satsar otroligt mycket på Teams just nu i syfte att matcha marknadens växande krav inom team och projektkommunikation. Teams är mer funktionsrikt än Skype for Business, och erbjuder mer än bara en snabb kommunikationsplattform. Team speglar hur företag arbetar idag. Samarbetande, omedelbart och online.

Även om Microsoft har sagt att det för närvarande inte har några planer på att döda Skype for Business på obestämd tid och fortfarande erbjuder stöd för tjänsten som en del av Office 365, kommer inga nya förbättringar eller investeringar att ske framöver.

Microsoft Teams vs Slack

Då remote-baserade och virtuella team är på uppgång så finns det fler verktyg än någonsin på marknaden att tillgå. Så hur jämför sig Teams med konkurrenterna?

En av de stora fördelarna som Teams har gentemot sina konkurrenter är dess djupa integration med Office 365. Så om din organisation redan använder tjänster som Outlook eller någon av Office-programmen, så är det inget snack om saken att det är smart att använda en plattform som fungerar bra ihop med de övriga tjänsterna. På samma sätt har Teams en igenkänningsfaktor till sin fördel. Och även om det finns nya funktioner, så finns den igenkännliga Office-känslan där, vilket kan hjälpa till med användarnas “adoption”.

Det som  skulle kunna bli en nackdel är om du inte redan är i Office 365, eftersom integration med andra dokumenthanteringstjänster såsom Google Drive eller Dropbox inte ännu har rullats ut till Teams.

Förmodligen är den största konkurrenten i teamchattarenan Slack, en gruppmeddelandeapp med fem miljoner dagliga användare. Slack har varit i framkant av marknaden under de senaste åren och blivit mycket populär. Microsoft positionerar redan Teams som en “Slack-Killer”, och i den stora Microsoft Team vs Slack-debatten erbjuder Teams redan några funktioner som Slack-användare har varit ute efter i åratals, till exempel in-line-svar.

En annan viktig aspekt att tänka på är kostnaden. Om du redan är en Office 365-prenumerant kan du få tillgång till Teams utan extra kostnad. 

Kan jag använda Microsoft Teams på Mac?

Microsoft Teams fungerar på alla större operativsystem, både som skrivbordsapp och mobilapp. Plattformen har skrivbordsprogram för både Windows och Mac-operativsystem, och har mobilappar för iOS-, Android- och Windows-telefoner.

Varje enskild licens tillåter användning av Teams på upp till fem olika enheter, så ditt Team kan fortfarande arbeta tillsammans var och när de behöver.

Hur kan Microsoft Teams integrera med min nuvarande programvara?

Om du redan arbetar med en annan produktivitets- eller projekthanteringsapp ska du inte behöva börja om från början om du vill flytta till Teams.

Microsoft Teams stöder integrationer eller kontakter, med en mängd andra produktivitetsprogram såsom GitHub, vilket innebär att du kan spåra och samarbeta med befintliga projekt på ett och samma ställe. Teams kan även kopplas även till sociala medier appar, så att du kan spåra viktiga hashtags eller delta i socialt lyssnande genom plattformen.

Och om Teams inte har någon Connector för programvaran du vill integrera, kan du skapa en själv (om du är programmerare).

Inom varje Team-chattråd kan användarna anpassa flikar beroende på vad de vill ha tillgång till. Dessa flikar kan visa delade filer, projekttidslinjer eller andra webbplatser, så du kan dela din chatt för att göra det enklare att dela, samarbeta och hitta det du söker inom konversationsgränssnittet. Alla tredjepartsintegrationer i Teams finns också som flikar, så informationen och funktionaliteten du behöver är alltid till hands, även om den finns på en annan app.

Teams stöder för närvarande några dussintals tredjepartsintegrationer, men har planer på utrullning av mer än 150 Connectors.

Det låter bra! Var kan jag ladda ner Microsoft Teams?

Teams ingår i de flesta Office 365 licenser, och om du redan prenumererar på Office 365 och är bekant med portalen så har du antagligen redan sett Teams-ikonen på Office 365 menyn.

Guide – Skapa Teams i Office 365

Kontakta gärna oss på Atrox så hjälper vi dig att komma igång!

/Atrox

Katinka Nyberg

katinka.nyberg@atrox.se

Vi levererar moderna IT-lösningar till flera av Sveriges snabbast växande företag Våra kunder
Microsoft Partner